5 Kesalahan Umum Saat Membuat Tanda Tangan Digital

INFO NASIONAL - Dalam era digital, penggunaan tanda tangan elektronik semakin meluas. Di Indonesia, hal ini telah diatur dalam Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) beserta berbagai peraturan turunannya, yang mengakui tanda tangan elektronik sebagai alat bukti hukum sepanjang memenuhi persyaratan tertentu.

Meski demikian, dalam praktiknya masih banyak organisasi maupun individu yang melakukan kesalahan, sehingga tanda tangan digital menjadi tidak efektif, tidak sah, atau rentan terhadap risiko. Oleh karena itu, penting untuk memahami cara membuat tanda tangan digital yang benar. Berikut beberapa kesalahan yang sering terjadi beserta cara menghindarinya:

1. Mengabaikan Legalitas dan Persyaratan Sah

Banyak orang masih menganggap bahwa cukup dengan memindai tanda tangan lalu menempelkannya ke dokumen PDF, proses penandatanganan sudah selesai. Padahal, dalam ketentuan hukum di Indonesia, tidak semua  tanda tangan elektronik otomatis dinyatakan sah.

Kesalahan yang kerap terjadi adalah penggunaan tanda tangan digital atau elektronik yang tidak tersertifikasi atau tidak melalui penyedia resmi, tanpa memastikan aspek penting seperti identitas penandatangan, keutuhan dokumen, serta jaminan non-repudiation.

Karena itu, cara menghindarinya adalah dengan memilih layanan yang sudah tersertifikasi atau menggunakan infrastruktur kunci publik dan sertifikat elektronik. Pastikan juga dokumen dan sistem tanda tangan memenuhi syarat autentikasi, integritas, dan identitas penandatangan.

Jika menggunakan platform digital signature, pastikan platform menjelaskan status legalitas dan sertifikatnya secara transparan. Beberapa platform yang tersedia di Indonesia, seperti Privy, menyediakan sertifikat elektronik serta proses verifikasi identitas untuk memastikan dokumen sah secara hukum.

2. Tidak Menjaga Keamanan Kunci Privat atau Autentikasi

Cara membuat tanda tangan digital yang baik bergantung pada mekanisme enkripsi dan autentikasi. Jika kunci privat bocor atau sistemnya lemah, risiko manipulasi atau pemalsuan meningkat. 

Biasanya kesalahan terjadi karena menyimpan kunci privat secara sembarangan, menggunakan akun bersama, atau memilih sistem yang tidak mengenkripsi dengan baik. Cara menghindarinya adalah dengan menyimpan kunci privat secara aman, jangan dibagikan antar pengguna tanpa kontrol.

Gunakan juga penyedia yang menerapkan enkripsi dan protokol keamanan yang jelas serta lakukan verifikasi identitas secara ketat, ini juga menjadi bagian dari syarat sahnya tanda tangan digital.

3. Menandatangani Dokumen Tanpa Memastikan Kondisi Dokumen

Cara membuat tanda tangan digital tidak hanya soal “menempel tanda tangan”, tetapi juga memastikan bahwa dokumen setelah ditandatangani tidak diubah dan bahwa versi final yang ditandatangani adalah versi yang benar.

Biasanya, kesalahan terjadi karena menandatangani dokumen yang masih akan diedit, atau menggunakan metode yang memungkinkan perubahan setelah penandatanganan tanpa jejak.

Cara menghindarinya adalah pastikan dokumen dalam versi final sebelum proses tanda tangan, gunakan sistem yang menghasilkan “hash” atau sidik jari dokumen serta menyimpan log penandatanganan yang mencatat waktu, perangkat, identitas, dan lain sebagainya.

4. Menggunakan Layanan yang Tidak Cocok dengan Kebutuhan Bisnis

Tidak semua transaksi memiliki risiko dan kebutuhan yang sama. Untuk kontrak penting atau transaksi lintas negara, mungkin diperlukan sistem tanda tangan digital yang lebih tinggi. Kesalahan biasa terjadi karena memilih layanan murah atau cepat tanpa melihat skala risiko atau persyaratan bisnis.

Cara menghindarinya adalah dengan mengindentifikasi jenis transaksi sehingga bisa memilih layanan yang sesuai. Jika transaksi penting, pilih yang sudah memiliki sertifikasi dan audit trail kuat. Misalnya, layanan seperti Privy bisa menjadi pilihan karena menawarkan proses yang legal-compliant dan user-friendly.

5. Kurangnya Edukasi dan SOP Internal dalam Organisasi

Seringkali perusahaan atau tim hanya menginstal layanan tanda tangan digital, lalu berharap semua berjalan lancar tanpa pelatihan atau SOP jelas. Akibatnya, terjadilah kesalahan operasional atau pemahaman yang salah.

Solusi dari masalah tersebut adalah dengan mancang SOP internal seperti siapa yang boleh menandatangani, dalam kondisi apa, bagaimana menggunakan layanan, backup log, penyimpanan dokumentasi. Lalu latih tim tentang risiko tanda tangan digital, regulasi, dan cara mengecek validitas tanda tangan digital, serta lakukan audit secara berkala penggunaan tanda tangan digital di perusahaan.

Dengan memahami dan menghindari 5 kesalahan tersebut, Anda bisa memastikan bahwa penggunaan tanda tangan digital bukan hanya praktis, tetapi juga aman dan diakui secara hukum. Layanan seperti Privy hadir sebagai solusi yang menggabungkan kemudahan pengguna dengan kepatuhan regulasi. (*)